HomeKhông phân loại

Mô hình doanh nghiệp tinh gọn, vì sao lại cần?

Like Tweet Pin it Share Share Email

[Bài viết dài 4 trang A4, dành cho những founder trong Launch đang cần tìm mô hình quản lý mới để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp mình]

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, rất nhỏ, siêu nhỏ và nhỏ liti của VN có doanh thu không hoặc khó gọi là lớn. Tuy nhiên, một nghịch lý là chế độ kế toán, thủ tục hành chính và nghĩa vụ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp từ nhỏ liti cho đến doanh nghiệp top VNR500 hầu như là GIỐNG NHAU.
_

Năm 2018, doanh nghiệp (kể cả liti và VNR500) sẽ gánh chịu những chi phí cho việc thuê lao động rất cao và sẽ ngày càng tăng thêm như thể là để bù đắp cho nhiều “quỹ chung” khác đang ngày càng thâm hụt.
Cụ thể các khoản đóng cho việc thuê lao động mà doanh nghiệp phải gánh chịu bao gồm:
– Trả thêm 32% lương và phụ cấp cho các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN. Dù 10.5% là do NLĐ đóng góp, nhưng tiền đó vẫn là từ doanh nghiệp trả ra.
– Từ 2018, việc trốn đóng BHXH với số tiền từ 50 triệu hoặc trốn đóng cho 10 người trở lên là có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Trốn đóng từ 1 tỷ là đã sẵn sàng ngồi tù đến 07 năm. Với pháp nhân vi phạm, có thể bị phạt đến 3 tỷ.
– Thuế TNCN vẫn như mọi khi, trên 9 triệu là bắt đầu đóng dù ít dù nhiều. Thuế là của người lao động đóng, nhưng cũng vẫn là tiền doanh nghiệp trả ra.
– 2% tổng quỹ lương cho phí công đoàn do doanh nghiệp trả để nuôi công đoàn và để công đoàn giúp bảo vệ người lao động trong mối quan hệ lao động với chính doanh nghiệp.
– Quỹ phòng chống bão lụt. Người lao động trước không phải đóng khoản này, nhưng nay đã phải đóng và là bắt buộc là 1 ngày lương cơ sở /năm (khoảng 150.000/năm).
– Các khoản phúc lợi cho người lao động: Thưởng ít nhất 1 tháng lương thứ 13, thưởng các dịp lễ, ốm đau, tiền mừng, tiền chia buồn, tiền ăn trưa, xăng xe, tiền điện thoại, tiền đồng phục, tiền thuê chỗ làm việc, tiền nhậu tổng kết ..vv…và ..vv..
=> Tính sơ bộ, một người lao động có lương thoả thuận là 15 triệu/tháng (180 triệu/năm) thì doanh nghiệp sẽ phải chi trả tổng chi phí liên quan đến người này là: 270 triệu/năm, trong khi đó người lao động chỉ bỏ túi được 159 triệu/năm để nuôi và phát triển bản thân, gia đình và những người liên quan hoặc không liên quan.
_
Vậy làm sao để TIẾT GIẢM các chi phí đó mà doanh nghiệp nhỏ của mình vẫn vận hành trơn tru và đương nhiên là phải hiệu quả? Câu trả lời là một mô hình mà tôi đã áp dụng trong 3 năm qua cho gần 10 doanh nghiệp nhỏ thuộc nhiều ngành nghề khác nhau. Tôi sẽ nói về mô hình này trong các phần tiếp theo.
_
Hiện có nhiều cách phổ biến để tiết kiệm các chi phí về lao động mà nhiều doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng như:
– Đóng BHXH ít đi so với lương thực tế. Cách này là phổ biến nhất, nhưng Luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) có hiệu lực từ 01/01/2018 sẽ giúp các anh chị biết sợ hơn khi áp dụng nó.
– Thuê nhân sự đa nhiệm: Kế toán kiêm Nhân sự kiêm Hành chính (admin) kiêm Luật sư kiêm Trợ lý giám đốc kiêm Bảo vệ kiêm cả Nhân viên marketing (khi mà ngày nào cũng phải bắt đầu ngày mới bằng việc click nát web của công ty để tăng traffic). Cách này cũng phổ biến không kém nhưng người chứ có phải … đâu mà nhiều tay/chân đến thế.
– Thuê các dịch vụ bên ngoài (thường là dịch vụ kế toán thuế). Nhưng kế toán thường chỉ làm sổ sách kế toán.
Thực ra, ở thời điểm hiện tại, các doanh nghiệp nhỏ cũng không có nhiều lựa chọn hơn ngoài những những giải pháp trên.

Mô hình quản lý doanh nghiệp cực tinh gọn

Trong 03 năm qua, khi tư vấn áp dụng mô hình quản lý cho 9 doanh nghiệp nhỏ khác nhau, tôi xác nhận một mô hình doanh nghiệp cực tinh gọn. Trong đó doanh nghiệp chỉ có một hoặc hai bộ phận chính. Bộ phận này tập trung làm những việc họ giỏi nhất, yêu thích nhất và tạo ra giá trị cốt lõi nhất của doanh nghiệp.
Với công ty sản xuất: Đó là bộ phận thiết kế sản phẩm và quản lý sản xuất.
Với công ty công nghệ: Đó là đội ngũ phát triển sản phẩm.
Với công ty dịch vụ: Đó là đội ngũ trực tiếp cung cấp các giải pháp dịch vụ cốt lõi cho khách hàng.
Với công ty thương mại: Đó là đội ngũ mua bán hàng/broker giỏi nhất.

Với những bộ phận hỗ trợ kinh doanh khác như Nhân sự, Kế Toán, Pháp lý, Phòng kinh doanh (Sales), Phòng marketing, Công nhân sản xuất thi công … thì sao? Các chủ doanh nghiệp mà tôi đã áp dụng mô hình đã quyết định thuê ngoài một hoăc một vài nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên nghiệp để thay thế các bộ phận đó.

1 – Tại sao phải thuê ngoài?
Bạn sẽ không phải lo đến các vấn đề/rủi ro của việc thuê người:
– Chuyên môn của nhân viên kém. Tiền lương càng thấp thì càng không thể đòi hỏi chuyên môn của nhân viên phải giỏi.
– Rủi ro, trách nhiệm của nhân viên do làm sai. Nhân viên làm sai, hậu quả có gây ra thì bạn cũng không thể yêu cầu bồi thường sòng phẳng theo thiệt hại thực tế. Theo quy định của Bộ Luật lao động, nếu nhân viên gây thiệt hại cho doanh nghiệp bạn, họ chỉ phải bồi thường tối đa 03 tháng lương theo hình thức trừ dần trong vòng 4 – 5 tháng tiếp theo và hoàn toàn không phụ thuộc vào số thiệt hại thực tế. Nếu họ đã nghỉ làm rồi thì bạn mới phát hiện sai sót thì bạn lĩnh cả luôn. Nhất là các sai sót về sổ sách kế toán – thuế và pháp lý.
– Nhân viên ốm/đau. Tất nhiên rồi, ai cũng được quyền ốm đau. Không thể cấm nhân viên ốm đau. Nhân viên ốm đau thì không thể bắt họ đi làm như bình thường được và công việc gián đoạn là tất yếu.
– Nhân viên đa nhiệm nên làm không hết việc. Nhiều việc tất sẽ mệt. Mệt sẽ cáu, kể cả với Sếp. Cáu nhiều sẽ chán => Nghỉ.
– Nhân viên không có đủ việc để làm. Cái này căng hơn cả nhân viên làm không hết việc. Nhàn rỗi sinh nông nổi.
– Các vấn đề rủi ro, phức tạp đặc thù khác trong vấn đề quản lý con người.
– Chi phí để thuê dịch vụ thuê ngoài thường thấp hơn nhiều so với chi phí để thuê nhân sự có chuyên môn chuyên nghiệp như của đội ngũ chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài. Theo thống kê của tôi, chi phí được giảm từ 40-70%. Ví dụ thay vì phải thuê ba nhân viên có chuyên môn tốt, bạn chỉ cần thuê một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài với chi phí bằng hoặc cao hơn một chút với chi phí thuê một nhân viên.

2 – Tại sao phải thuê ngoài dịch vụ của CÔNG TY thay vì cá nhân?
– Một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài là một công ty thì thường có một ekip để cung cấp một dịch vụ vì vậy 365 ngày trong năm là 365 ngày một công ty luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ. Vậy nên sẽ không có chuyện công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc nghỉ vì lý do cá nhân.
– Cá nhân có thể thay đổi nghề nghiệp, chuyển nơi ở, chuyển nơi công tác, lập gia đình…. Công ty cũng có thể thay đổi nhưng thương hiệu của công ty và dịch vụ thì vẫn được duy trì. Vì vậy, tính chịu trách nhiệm của một công ty với dịch vụ mình cung cấp sẽ bền vững, lâu dài hơn so với một cá nhân. 
– Về chất lượng dịch vụ, công ty có thể thay thế nhân sự phụ trách chuyên môn để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Cá nhân thì không thể thay thế chính mình để nâng cao chất lượng dịch vụ mà vẫn duy trì và kế thừa trách nhiệm của thời gian cung cấp dịch vụ trước đó.
– Chất lượng dịch vụ và sự hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp là cá nhân thường sẽ phụ thuộc vào sức khoẻ, khối lượng công việc và tâm trạng của cá nhâ đón. Với công ty thì khách hàng chỉ quan tâm duy nhất đến một chỉ số là sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng không bao giờ phải quan tâm tới việc chủ doanh nghiệp hay nhân viên chuyên môn của công ty dịch vụ thuê ngoài đó tâm trạng như thế nào, sức khoẻ ra sao.

3 – Bộ phận của doanh nghiệp nào có thể thuê ngoài?
Chủ doanh nghiệp trên thực tế có thể thuê ngoài tất cả các bộ phận của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, tuỳ từng ngành nghề kinh doanh, chiến lược phát triển và nguồn lực của mình mà quyết định thuê ngoài bộ phận nào dựa trên các tiêu chí sau:
– Bộ phận mang lại giá trị cốt lõi của doanh nghiệp mình thì nên giữ lại.
– Bộ phận nào mang tính hỗ trợ hoạt động kinh doanh cốt lõi nhưng việc cung cấp giá trị cốt lõi cho khách hàng không phụ thuộc vào bộ phận này thì có thể thuê ngoài. Các bộ phận hỗ trợ có thể kể đến như: Kế toán, Nhân sự, Pháp lý, Công nhân (với ngành có thể thuê ngoài hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc mùa vụ).
– Một số bộ phận quan trọng nhưng nếu tổ chức sẽ rất tốn kém như: Bộ phận Sales, Marketing, Chăm sóc khách hàng. Các bộ phận này hoàn toàn có thể thuê ngoài của các nhà cung cấp dịch vụ đã có sẵn một đội ngũ hùng hậu để triển khai các kế hoạch theo hợp đồng đã ký với doanh nghiệp.
– Một số bộ phận nếu để lại thì rất khó quản lý do chủ doanh nghiệp chưa có đủ chi phí và khối lượng công việc đủ nhiều để duy trì, hoặc chủ doanh nghiệp không có trình độ chuyên môn để xây dựng đào tạo và quản lý bộ phận đó. Các bộ phận này thường là Pháp lý, Nhân sự, Kế toán, Xuất nhập khẩu.

4 – Bất lợi gì khi thuê ngoài?
Bất kỳ mô hình nào cũng sẽ có những điểm bất lợi. Việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để thay thế các bộ phận của doanh nghiệp cũng sẽ mang lại một số bất lợi mà chủ doanh nghiệp và công ty cung cấp dịch vụ cần có giải pháp xử lý hoặc hạn chế. Các bất lợi điển hình như:
– Sự phối hợp giữa các vị trí, bộ phận của doanh nghiệp với công ty cung cấp dịch vụ không phải lúc nào cũng thuận lợi, trơn tru như người trong nhà.
– Sự truyền tải văn hoá của doanh nghiệp thông qua nhà cung cấp dịch vụ là khó hoặc không đảm bảo do văn hoá của nhà cung cấp dịch vụ là khác với doanh nghiệp.
– Sự phản ứng nhanh nhất với các thay đổi hoặc những yêu cầu đột xuất từ doanh nghiệp có thể không được đáp ứng bởi nhà cung cấp dịch vụ do họ đang bận xử lý các yêu cầu khác từ các khách hàng.

Tất nhiên, một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài chuyên nghiệp sẽ biết cách để hạn chế các bất lợi của mô hình dịch vụ mang lại và có những chính sách quản lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất nhằm duy trì dịch vụ một cách lâu dài.

Các ví dụ điển hình áp dụng thành công mô hình thuê ngoài:
Câu chuyện 1: Công ty phần mềm
Công ty công nghệ phần mềm T có doanh thu 1 triệu USD/năm, có 15 nhân sự và cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho khách hàng nước ngoài đồng thời có phát triển một số sản phẩm công nghệ online của riêng mình.
Công ty T đã thuê ngoài Dịch vụ Quản lý doanh nghiệp cho bộ phận Nhận sự, Kế toán, Pháp lý. Trong một năm qua, Công ty T hoàn toàn không cần quan tâm đến các nghiệp vụ liên quan đến thủ tục đăng ký lao động, BHXH, giải quyết chế độ thai sản, hợp đồng lao động, tính lương cho nhân viên, việc chuẩn bị sổ sách kế toán, khai báo thuế. Ngoài ra, Công ty còn được tư vấn tất cả các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình cũng như được soạn thảo tất cả các quy trình, quy chế, chính sách của Công ty. Đặc biệt, Giám đốc của Công ty không bao giờ phải làm việc với cơ quan nhà nước do việc này đã được uỷ quyền cho nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài đại diện xử lý.
Với chi phí 7 triệu/tháng cho dịch vụ thuê ngoài, Công ty T đã tiết kiệm được ít nhất 14 triệu/tháng (66%) nếu không thuê ngoài thì Công ty T phải chi ít nhất 7 triệu/nhân viên để thuê 03 nhân viên Nhân sự, Nhân viên Kế toán, Nhân viên Pháp lý mà chuyên môn thì chưa chắc là đảm bảo.
Do đặc thù của Công ty có trụ sở tại TP.HCM, nhưng Giám đốc Công ty T thường xuyên ở Hưng Yên, các nhân viên khác ở rải rác các địa phương như Hà Nội, Đà Nẵng, Lâm Đồng, TP.HCM và ở nước ngoài. Với việc thuê ngoài, Công ty hoàn toàn an tâm để áp dụng mô hình làm việc từ xa (remotely) cho các nhân viên của mình. Do những việc quản lý doanh nghiệp thường trực tại trụ sở đã được nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài xử lý.

Câu chuyện 2: Công ty sản xuất, thi công quảng cáo
Công ty quảng cáo AH, có đội ngũ thợ kỹ thuật chính là 17 người cùng 01 trợ lý Giám đốc. Doanh thu hàng năm đạt 19 tỷ đồng/năm và đang tăng dần. Giám đốc AH xuất thân từ dân kỹ thuật do đó việc quản lý các bộ phận kế toán, nhân sự là một việc làm phức tạp. AH đã thuê ngoài Dịch vụ Quản lý doanh nghiệp. Như trường hợp của Công ty T nêu trên, Giám đốc AH hoàn toàn an tâm do các thủ tục, nghiệp vụ chuyên môn cần thiết đến lĩnh vực kế toán, thuế, lao động, pháp lý và quản lý đơn hàng đã được nhà cung cấp dịch vụ chủ động thực hiện. Giám đốc AH không chịu sự phiền nhiễu từ bất kỳ cơ quan nhà nước nào. Giám đốc AH được tư vấn và hướng dẫn các kiến thức pháp luật về công ty để dễ dàng quyết định. Đặc biệt, với mỗi đơn hàng được khách hàng duyệt báo giá, nhà cung cấp dịch vụ quản lý đã đại diện AH để chuẩn bị hợp đồng, hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, đại diện AH làm việc với khách hàng của AH để đề nghị thanh toán, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc và chủ động xuất hoá đơn, thanh lý hợp đồng, đề nghị thanh toán và nhắc/hối công nợ thay cho AH.
Sau 03 năm áp dụng mô hình thuê ngoài dịch vụ, AH đã tăng quy mô nhân sự từ 05 người lên 18 người nhưng Giám đốc AH chưa bao giờ phải nghĩ đến việc tuyển thêm hay thay thế khối quản lý công ty gồm bộ phận nhân sự, kế toán, pháp lý của mình. 
Chi phí hiện tại AH chi trả cho dịch vụ thuê ngoài quản lý công ty là 10 triệu/tháng. AH đã tiết kiệm được 20 triệu/tháng so với các công ty cùng quy mô nếu không thuê ngoài dịch vụ quản lý doanh nghiệp.
_
Như vậy, mô hình quản lý doanh nghiệp cực tinh gọn với các ưu thế như đã được nêu trên rất đáng được các chủ doanh nghiệp xem xét và áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Tôi tin rằng đây sẽ là giải pháp tốt để các doanh nghiệp nhỏ, rất nhỏ, siêu nhỏ cân nhắc áp dụng cho doanh nghiệp của mình nhằm gạt bỏ các rào cản, vật cản trong quá trình quản lý doanh nghiệp và đạt được những bước phát triển tốt nhất trong năm 2018.
_
Trên đây là chia sẻ nhân dịp năm mới của tôi dành cho các doanh nghiệp nhỏ, những khách hàng mà tôi đã gắn bó nhiều năm qua.
Xin chúc các Doanh chủ một năm mới sáng suốt, thành công và hạnh phúc!


From Doanh Nguyen
CEO của StartupLAW.vn và DC LAW.biz

Comments (0)

Trả lời

Your email address will not be published. Required fields are marked *